皆さんこんにちは、アイオイクスの豊蔵（@shotatykr）です。
普段はアイオイクス株式会社でWebコンサルタントをしています。
いきなりですが、あなたは“ファシリテーション”という言葉を聞いたことはあるでしょうか？
ファシリテーションは“促進する”、“合意形成や相互理解を促す”というような意味を持つことばです。
会議の場を仕切ったり、プロジェクトメンバーの発言を促したり、参加者の認識をすりあわせる重要な役割として、広く認知されています。
僕は過去にITコンサルタントとしてプロジェクトに従事していた時、上司に「もっとファシリ力を上げろ！」怒られた覚えがあります。
会議を円滑に進めたり、新しいアイデアを洗い出し、質の良いアクションを行うには、ファシリテーターの存在が不可欠です。
ファシリテーションは、正解のない分野の仕事です。その場の状況や参加者の意識、状況に応じて求められる対応が変わるため「難しいな～」とか「面倒くさいなぁ～」って思う人も少なくないのではないでしょうか？
そこで、本日はこのファシリテーションですぐに使えるアイデアを3つ紹介させていただきます。「会議を仕切るのが苦手」「なかなか議論が弾まない…」と悩んでいる方は、是非明日から職場で活用いただけたら嬉しいです！
会議の前に“オープニング”しよう。
「会議を設定する際は事前に”アジェンダ”を設定しよう」という話はよく聞きますが、オープニングについては語られないことが多いです。
この言葉は、私が前職でいた人材会社の研修で習った言葉なのですが、一言で言うと「今日の会議の内容や進め方に関係者全員からOKをもらう。」という行為です。
例えば、当日の会議の場のアジェンダが「A、B、C、D」という内容で決まっていたとします。そこでファシリテーターを務める人は冒頭に以下の一文を挟むことがオープニングと呼ばれるものです。
上記の例文にて一番重要なのは“しっかりとYESを取る”ということです。
- 議論の論点を冒頭にお話しする事で、参加者が論点を整理できる。
- 上記の議論以外の話に発散することを防ぐ
- タイムマネジメントがしやすい
というメリットがあります。
会議の冒頭にこの1文を挟むだけなので、非常に即効性が高いです。
Yes-But法で相手と気持ちよくコミュニケーションを取ろう
様々な立場の方と議論をしていると、自分と異なる意見が出てきたりしますよね。
そんな意見が出てきたときに「自分が思っている内容と違う！」と、ついつい自分の意見を主張してしまう気持ち、よくわかります。(笑)
ただ、自分は悪気が無いつもりでも、あなたが反対意見を述べるとき、その場の誰かの気分を損ねてしまっているかもしれません。
会議の場で感情的な対立をするメリットはほとんどありません。相手のモチベーションを下げてしまったり、空気が悪くなってしまうと、その後の会議の質は下がってしまいます。
そんな余計な対立を防ぐために、おすすめしたいのはYES-BUT法です。
と、初めから反対の姿勢でコミュニケーションを取らず、
と、相手の意見に一度共感をした上で自分の意見を伝えるという癖をつけてみてください。
共感ベースにコミュニケーションをするだけで、相手と少しずつ信頼関係が形成されます。
反対に、最初から否定で入ってしまうと、対立関係になってしまい、本来会議で達成すべきゴールが実現できなくなってしまう事もあります。
自分の意見を表明するのも大切ですが、「どう話せば相手と建設的に議論が出来るか？」を考えて発言が出来ると、ファシリテーション能力が高いと思ってもらえると思います。
ステークホルダーの狙いや思いを可視化しよう。
自分が会議の場を仕切ったり、目的とする行動をしようとおもっても、会議には色々な立場の方がいますよね。
特に、SEOなどのマーケティング系のプロジェクトは制作や広報、社長や外部ベンダー等さまざまな方の思惑が入り乱れます。
「こんなに色々な人に色々なこと言われたらわからなくなるよ・・・」
そう思った時に是非おすすめしたいのが、「事前に参加者の想いや意図を可視化する」ことです。
私はITコンサルタント時代に資料作成前に次のようなことをまずメモに記載していました。
- 何のためにこの資料を作るのか？(WHAT)
- この資料はなぜ必要なのか？(WHY)
- この資料は誰に見せるのか？(WHO)
上記をしっかり言語化し、この資料で達成したい目的などをしっかりと言語化します。
その上で、プレゼンの参加者、意思決定者を記入し、その人の立場や大事にしていることを一人一人メモします。
- 〇〇さん
- 立場：
- 大事にしていること
- 想定されるコミュニケーション
このように、参加者の心情やスタンスをしっかり可視化することで、「どのような資料が適しているか？」がわかるようになります。
上記は資料作成でやっていたことですが、このような事を何度も繰り返すうちに、MTGの目的や進め方をどうすれば良いか？が感覚的に身についてきました。
その為、会議進行がニガテと感じている方には是非試してもらいたい手法です！
まとめ:ファシリテーションに正解は無いが、方法はたくさんある。
以上、本日は私がファシリテーションを行う際によく使うテクニックを3つご紹介させていただきました。
ファシリテーションが得意な方がいると、会議設定後の次のアクションや進め方が明確になります。特にSEOプロジェクトは”誰が””何をする”といった役割分担を明確に整理できないと、途中で頓挫することも多いので、注意が必要です。
ここで紹介した方法は、どれも非常に基本的なテクニックですが、かなり効果が高いものに絞って紹介しています。
ファシリテーションが苦手と感じている方は、是非今日紹介した方法を、明日から使ってみてください！
最後までお読みいただきありがとうございました！
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