結局これ！スケジュール管理はGoogleスプレッドシートが最強な理由

ディレクターのみなさま、スケジュール管理をされている方々、お疲れ様です。もうブラックボックスは開けたくない、アイオイクスの星野です。

本日はディレクター業務の中でも多い、スケジュール管理やそれにまつわるあるあると、結局最強なのはGoogleスプレッドシートなのでは？と思っている話をします。

社内外含めて連絡ツールやスケジュール、プロジェクト管理ツールが複数存在しがち、情報が煩雑になりがちなディレクターワーク。必要なワークに集中するための助けになると幸いです。

結局最強なのはGoogleスプレッドシートって話

早速結論から始めましょう。結局Googleスプレッドシートしか使わなくないですか？！

上記は実際に使用しているスケジュール管理のフォーマットです。クライアントと確認に必要な日数をすり合わせたうえで上部に「７（営業日）」など書式設定を変更して表示できるようにし、着手日のみ入力した後はWORKDAY関数でどの工程が何日までに仕上がり、何日から確認を開始して～といった工程と最終的な検収完了予定日が通しで見てわかるようにしています。

別シートでカレンダーの休日＋弊社の休日を作っておき、これもスケジュールに組み込んであっ祝日…！あっ◯◯さんのバケーション…！！なんてことがないようにしています。

スケジュール管理の目的と必要な項目

プロジェクトのスケジュール管理をするにあたって、クライアントとプロジェクトに関わるメンバー全員で全体像を把握できるようにすることは重要です。

特に各タスク化したうえで各期限日と、どちらがボールを持っているのか？、今どのようなステータスなのか？がわかるといいですね。

• 何のタスクか
• いつまでに行うのか
• 弊社側か、クライアント側か、どちらのボールなのか
• 制作は今どのようなステータスか

弊社コンテンツ制作の場合、下記項目にそれぞれ修正期間を設けてスケジュールを組むことが多いです。

• 骨子または構成案の制作・納品
• ご確認
• ライティング・納品
• ご確認
• 画像選定や入稿
• ご確認・検収予定日

お互いに認識のしやすい形式で進捗の見える化をしておきましょう。カラフルなだけのスケジュール表は「この赤文字何なの？」「青い背景のタスクって何でしたっけ？」「グレーアウトしてないけど納品してなかった？！」とステータスが不明確でスケジュール表の目的を見失いかねません。

クライアントによってはフォーマットをカスタマイズして、「期限日だけでなく、確認開始日もスケジュールに組み込んでほしい」と要望をいただいた項目を１列追加することもあります。

公開予定日未定だが一旦構成案までのスケジュールを…、と途中までのスケジュールを引き後半の制作フローの見通しが不明確だと、後でズルズルと制作予定や検収予定がずれこんでしまうことにもつながります。

クライアント側にも迷惑がかかるので、最初に全体のスケジュールが見通せるような状態にしておくことが大切です。

そうは言ってもスケジュールは変わることだってある

とはいえプロジェクトを進めていくと出てくる、「想定よりもクライアントにご確認いただきたい内容が出ておりご確認日数を増やしたい」「制作メンバーの体調不良や周囲のご不幸でスケジュールに見直しが必要かもしれない」「星野さん、法務確認が必要な内容なのでやっぱり5営業日じゃ足りないかもしれないです…」「今の構成見直してやり直しってできます？」なんていうことも。

あくまでもスケジュールは仮スケジュールとして細分化したスケジュールで進捗を見える化しておき、遅れが出そうな箇所や見直しが必要な工程で調整を図れるようにスケジュールを管理できるようにしておきましょう。

まあ、こういうこともあるので…（失敗例）

見づらい！わかりづらい！となったときに、すぐに立て直してプロジェクトの目的、必要なワークに集中できるようなスケジュールにできていると良いです。

スケジュール管理のためのワークって一体何なんだろう？

過去、プロジェクト数が多くスケジュール管理に頭を悩ませていた時、様々なツールを触ってみました。

Brabio!、Trello、Asana、Wrike、JIRA、はたまたスプレッドシートの拡張機能…

それぞれのスケジュール管理ツールでメリット・デメリットがありますが、プランなどの制約上人数上限があってプロジェクトに関わっていても見れないユーザーがいたり、起動にものすごい時間がかかってとてもじゃないがスケジュール管理を見るどころじゃなかったり、万人には分かりづらいUIでスケジュール登録がおっくうだったり、スケジュール登録のためにはデータベースにスケジュール登録データを作成してってまるでSQLに登録するような難解なものであったり、このクライアントはSlackでのご連絡でBacklog、こちらはChatworkで自社システムのプロジェクト管理システム内のスケジュール機能で、あのクライアントはTeamsで…

やっぱり、Googleスプレッドシートが最強じゃないですか？

スケジュール管理のご指定がない場合は、事前に制作スケジュールのサンプルをお見せして、Googleスプレッドシートにスケジュールやレギュレーションなどをまとめていっています。

タスクを細分化して項目が増えても、クライアントとの打ち合わせの際にスケジュールを再調整させていただいても、その場ですぐに調整できお互いにURLにアクセスして見れますしね。

肥大しがちなスケジュール管理、知りたいのはいま何のタスクがどういった進捗なのかが見やすければいいだけであるはずなので、今すぐスケジュール管理のための作業のための作業のための（×n）ワークを手放してしまいたいところですね。。。

星野）ところで遠藤さんが出会ったスケジュール管理で思い出深い案件ってありますか？

遠藤）先方希望でBacklogになったけど、Backlogの通知がこないからSlackで更新内容教えて下さい、っていうのがあったよ

星野）アツいですね…（他の人にも聞いてみよ）

星野）エレナさんの案件でも詳しく聞かせてもらっていいですか？

エレナ）かくかくしかじか…

いろんな案件がありますね。。。

スケジュール管理が荒れるとファイル管理も荒れる

これは過去にもあったのですが、スケジュール管理があまい＝最初の要件定義もあまい可能性があり、つまるところファイルのバージョン管理もあまく、プロジェクトの繁忙期にファイルがえらいことになる可能性があります。というか、あります。

複数名で管理したり、納品日・納品時間締切までわずかのところ確認していくとこういうことに…

最初のスケジュール管理をまとめる際に、プロジェクトのレギュレーション内にファイル管理も設定できるといいですね。

「修正稿」も何回目の修正稿なのか、同日に修正稿を出す場合はファイル名に「_241115」といった日付＋修正２稿、などで区別しやすい形式になっていると納品直前でも冷静に対処しやすくなります。

スケジュール管理があまくなくても、ファイルのバージョンが山程増えるときはあるので、最初の波を越えられたタイミングでバージョン管理のレギュレーションを社内でも、クライアントともすり合わせができると良いです。

スケジュール管理の無駄を省けばプロジェクト成功につながるはず

どこからでもアクセスできリアルタイムでの共同編集が可能だったり、そもそも無料で利用もできるので、まずは必要な項目を洗い出して全体のスケジュールをGoogleスプレッドシートで簡単に引いてみることからスケジュール管理を始めていきましょう。

プロジェクトの成功にはディレクターがスケジュール管理のためのn回無駄なワークを省けるか、いかにスムーズにファイルにアクセスできるか、と言っても過言ではない気がしています。そこのスケジュール管理に泣くディレクターの方、私もいます。

忙しい時期でもスムーズに業務を進めるために、日々進捗を見直してしっかりスケジュールを管理していきましょう。